Protocol Privacy statement en gegevensverwerking

Privacy

De praktijk verklaart dat alle patiëntgegevens veilig worden verwerkt en dat zowel de arts als het ondersteunend personeel zich houden aan het medisch beroepsgeheim.

Gegevensverwerking

Alle schriftelijke formulieren en relevante medische bescheiden, zoals de medische verklaring, worden geüpload in het digitale informatiesysteem (Empic), waar alleen de arts toegang tot heeft. De arts heeft van de IL&T gedurende de certificatie, bevoegdheid verworden, voorzien van inlogcodes, om het elektronische medische dossier te kunnen bedienen. Medische verklaringen en keuringsrapporten dienen schriftelijk door de applicant van een handtekening te worden voorzien, waarna deze wordt ingescand. Eventuele brieven van medisch specialisten, medicatie overzichten en dergelijke worden eveneens ingescand en toegevoegd aan het dossier. De applicant mag de eigen bescheiden behouden, behoudens de verklaringen. Deze worden met al het overige papier vernietigd. In de praktijk staat een container van een gecertificeerd papiervernietigingsbedrijf, waar alle medische bescheiden in worden verzamelt en enkele keren per jaar worden opgehaald. De inhoud van een container worden vernietigd volgens vigerende Europese normen. Het is onmogelijk voor derden/onbevoegden om in deze keten te kunnen beschikken en inlezen van de medische gegevens. De containers zijn voorzien van een zegel, waardoor deze niet is te openen door onbevoegden.

Er blijven geen medische gegevens of privacy gevoelige aantekeningen in de praktijk waar dan ook rondslingeren.

De arts houdt een ordner bij van alle keuringen waarin nota’s worden bewaard. Deze blijft in eigen beheer. De aanvragen worden hierin ook bijgehouden op alfabet. Ook wordt speciaal gewaarmerkt papier bewaard in de praktijk voor de afgifte van een medisch certificaat na een keuring.

Versie 9-2-2017

PDF